提案書作成を2時間→15分にする方法
はじめに
提案書を1本書くのに2時間。商談のたびに白紙から書き起こしている。営業や経営企画の方からよく聞く声です。
提案書は、構成・トーン・実績の使い回しが効くタスクなので、本来は手間が薄いはずの仕事です。それでも毎回2時間かかるのは、「過去の提案書が資産になっていない」のが大きな理由です。
ここをAIに渡すと、15分で形になります。手順を分解してみます。
なぜ毎回2時間かかるのか
提案書作成に時間がかかる会社には、共通する詰まりどころがあります。
ひとつは、過去の提案書を毎回探し直していること。フォルダのどこに何があるか分からず、白紙から書く方が早いという状況になります。
もうひとつは、構成を毎回考え直していること。社内に「うちの提案書の型」がなく、案件ごとに章立てから組み直しています。
そしてもうひとつは、似た案件の流用判断ができないこと。「この案件にはあの提案書の半分は使える」と分かっていても、コピペで微修正する作業に1時間かかってしまいます。
この3つを一度に解くと、2時間の作業は15分に縮みます。
15分で書く仕組み
順番はこうなります。
1. 過去の提案書を1か所に集めてAIに読み込ませる 過去5〜10本の提案書をフォルダにまとめておきます。Claudeなどのファイル添付対応AIに読み込ませて、「この会社の提案書の典型的な構成と表現を抽出して」と指示します。3分。
2. 「うちの型」を1枚にまとめる AIが出した構成・章立て・典型表現を1枚のテンプレートに固めます。次回以降、この型を起点に書きます。これは1回作れば資産として残ります。
3. 案件情報を投げて初稿を出させる 新しい案件のヒアリングメモ・提案テーマ・予算感などをAIに渡し、「うちの型に沿って初稿を作成して」と依頼します。5〜10分でほぼ完成形が出てきます。
ここまでで15分。残りは事実確認と語尾の調整だけです。
自社で進めるなら
最初に試すなら、過去の提案書5〜10本を集めるところから始めます。会社にとっての「型」を作る投資が、その後の全提案書を15分で書ける状態に変えます。
具体的には次の3つです。
- 過去の提案書5〜10本を1つのフォルダにまとめる（共有ドライブの同じ階層に置くだけ）
- AIに読み込ませて「うちの型」を1枚のテンプレートに固める（初回だけ1〜2時間かけて作る）
- 次の案件から、この型を起点にAIで初稿を出す運用に切り替える
私が伴走してきた中堅企業（従業員40名規模）でも、このやり方で提案書作成の作業時間が10分の1以下になりました。2時間が15分に変わると、商談数を増やすか、商談の質を上げるかに、時間を回せます。
導入の難所は、過去の提案書を「集める」ところだけです。集めてしまえば、あとはAIが型を抽出してくれます。