議事録作成を5分で終わらせる仕組みの作り方
はじめに
会議は終わったが、議事録がまだ書けていない。次の会議までに頭が切り替わらない。中堅企業の経営企画やマネージャーの方からよく聞く話です。
議事録は、書く側の負担が大きい割に、読む側からは「もう少し論点が見えるように」「ToDoが分かりやすく」と注文が入りやすいタスクです。手で書くなら最低でも30分から1時間。週に何本もあると、それだけで一日が削られていきます。
ここをAIに渡してしまうと、5分で終わる仕組みになります。手順自体は複雑ではないので、今日から自社で試せる範囲で書いてみます。
どこで詰まっているのか
議事録に時間がかかる会社には、共通する詰まりどころがあります。
ひとつは、録音ファイルから書き起こすところで止まる。手書きメモを後で清書しようとして、結局書き直しに近い時間がかかります。
もうひとつは、論点とToDoを分けるところで止まる。長い議事を要点に絞る作業は、書き慣れていないと時間がかかります。
そしてもうひとつは、フォーマットの揺れ。担当者ごとに見出しの粒度が違い、社内で読み比べにくい状態になっています。
この3つを一度に解くのが、「録音 → 文字起こし → AI整形」の3ステップです。
5分で終わる仕組み
順番はこうなります。
1. 録音する スマホのボイスメモやZoomの録音機能で十分です。会議の冒頭で「録音します」と一言だけ伝えておきます。
2. 文字起こしを自動でかける OpenAIのWhisper APIや、無料ツールならNottaなどが使えます。1時間の音声で、文字起こしまでに3〜5分。この段階の文字起こしは「読める日本語」ではなく「ほぼ全部の発話」なので、そのままでは議事録になりません。
3. AIに「議事録に整形して」と渡す ChatGPTやClaudeに、文字起こしと一緒に「議事録のフォーマットに整えてください。論点・決定事項・ToDoを分けて出してください」と依頼します。1〜2分で構造化された議事録ができあがります。
ここまでで、合計5〜10分。手書きで30〜60分かかっていた作業が、確認と微修正だけになります。
自社で進めるなら
最初に試すなら、社内の定例会議1本から始めるのが現実的です。いきなり全会議に展開するのではなく、フォーマットが揃う1本だけで仕組みを試して、議事録テンプレートを固めます。
具体的には次の3つです。
- 録音する会議を1つ決める（週次の定例など、毎回同じ参加者がいるもの）
- 文字起こし→AI整形のプロンプトをテンプレ化する（「論点／決定事項／ToDo（担当・期日付き）」の3ブロック構成が定番）
- 月1回、議事録の質を関係者で確認する（最初の1〜2ヶ月だけでOK）
私が伴走してきた中堅企業（従業員40名規模）の管理部門でも、同じステップで議事録の作業時間が10分の1以下になりました。1時間の手書き作業が、5分の確認作業に変わります。
導入の難所は、技術ではなく「録音する」という習慣のところです。逆に言えば、録音さえ回り出せば、あとは仕組みが勝手に走ります。