業務棚卸しとは何か。AI導入で最初に必ず通る道
はじめに
AIに興味はあるが、何から手をつけていいかわからない。中小企業の経営者からよく聞く相談です。私が伴走してきた会社でも、最初の一歩は同じところで止まっていた印象です。
起きたこと
ある経営企画部門の支援に入ったとき、社内にはすでにChatGPTのアカウントが配られていました。ただ実務に組み込めている人はほぼおらず、議事録・提案書・経営会議レポートはどれも従来通り手作業のままでした。理由を聞くと、「使い方がわからない」より「何の業務に当てはめればいいかわからない」という声が多かったです。
私たちはまず、業務フローの棚卸しから始めました。月の業務時間がどこに何時間かかっているかを可視化し、AIで圧縮できる作業と、人がやるべき作業を分けていきました。半日のヒアリングで、案外それが見えました。
なぜうまくいったか
棚卸しを先にやると、AIを入れる場所が「点」ではなく「動線」で見えるようになります。これが大きいのかなと感じています。
ツールから入ると、便利そうだけど自社のどこに使えるかわからないという停滞が起きます。逆に業務から入ると、ツールは選定すればいいだけになります。順番が大事という印象です。
あなたの会社で進めるなら
まず3つだけやってみるのが現実的だと思います。
- 直近1ヶ月の業務時間を、おおまかに業務カテゴリごとに棚卸しする
- 月10時間以上かかっているものを3つピックアップする
- その3つに対してAIで圧縮できる余地を、社内の誰か1人と議論する
ここまでやると、AI導入の最初の一歩が決まります。